讀完這個(gè)你就明白檔案室密集柜的文件管理了

讀完這個(gè)你就明白檔案室密集柜的文件管理了，檔案室密集柜的文書(shū)人員在起草文件的過(guò)程中，要做到內容詳實(shí)、準確并根據文件的性質(zhì)及運用場(chǎng)合的不同而選用不同的書(shū)寫(xiě)和表達方式，做到適時(shí)、貼切。各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱，文件下發(fā)時(shí)要迅速、及時(shí)，并做好下發(fā)記錄；若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。文件下發(fā)后要及時(shí)進(jìn)行整理存檔；對于回收的資料也要及時(shí)整理存檔。有限定發(fā)放范圍的文件，要注意做好相關(guān)的保密工作。檔案資料管理檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷(xiāo)毀各環(huán)節中，應嚴格登記。檔案室密集柜

借閱文件應在借閱指定地點(diǎn)進(jìn)行并在指定期限內按時(shí)歸還，借閱文件資料時(shí)嚴格按照文件密級管理為準執行，同時(shí)辦理檔案資料借閱手續。所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內歸還，若發(fā)現丟失的要及時(shí)追查處理，并且及時(shí)采取補救措施；對絕密的檔案資料要在主管的監督下進(jìn)行核對，必須做到物單相符。借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得隨意擴大閱讀范圍，否則將進(jìn)行嚴肅處理。機密、絕密類(lèi)文檔資料如需復制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。

收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類(lèi)文件時(shí)，應由指定人員負責，并采取必要的安全措施。對各類(lèi)文檔資料應指定其存檔期限，以便及時(shí)清理。在部門(mén)主管安排、監督下，定期對退檔資料進(jìn)行銷(xiāo)毀，并且及時(shí)在文檔目錄上做出更改，確�，F有文檔資料與目錄清單一致。檔案柜中的資料應保持干凈、整潔、明了。各部門(mén)文檔負責人對自己所負責保存的文檔資料要有詳細的目錄，對有價(jià)值的文檔要及時(shí)備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時(shí)或泄露相關(guān)機密，從而給公司帶來(lái)?yè)p失的，視情節輕重予以責任人相應的處罰。文檔資料負責人對所有保存文檔要按順序分類(lèi)存放，同時(shí)做出相對應的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時(shí)添加。

若文檔負責人離職時(shí)，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現存文檔核對，如果出現物單不符，給公司造成損失的，視情節輕重予以責任人相應處罰。新接管檔案管理的負責人要盡快熟悉負責保存的文檔，繼續做好文檔的保存、保密工作，并及時(shí)對文檔進(jìn)行更新、備案。